中国矿业大学审计处档案工作管理办法(试行)---审计字〔2013〕1号

发布者:孔伟发布时间:2013-01-01浏览次数:137


第一条  为了规范审计档案工作,做好审计资料的立卷归档,充分发挥审计档案的作用,参照审计机关审计档案工作准则及《中国矿业大学档案管理办法》(修订),结合审计处实际情况,制定本办法。 

第二条  审计档案是指审计处在进行项目审计或审计调查活动中直接形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。 

第三条  审计档案工作是指对审计档案进行的收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交的活动。

第四条  审计处设兼职档案管理人员1名,指导立卷人遵守学校档案管理办法,收集、整理审计归档材料;配合学校档案馆完成审计档案案卷的编目、入录及校对;盖密级章、装盒、贴标签、打印案卷目录,与学校档案馆办理审计案卷交接手续。

第五条  审计处建立审计档案,实行谁主审谁立卷、审结卷成、卷成归档的责任制度。领导干部任期经济责任审计、工程结算审计、工程跟踪审计及综合审计(包括财务收支、专项)等审计项目,立卷人需对立卷项目的档案编制附有页码的目录,并将该目录置于立卷档案的首页,整理成册后,移交审计处兼职档案管理人员,统一装订成册移交学校档案馆。审计档案采取按职能分类、按项目立卷、按单元排列的立卷方法。跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。

  第六条  审计档案应当归入的文件材料,包括:领导干部任期经济责任审计、工程结算审计、工程跟踪审计、综合审计(包括财务收支审计及专项审计等)和行政文书等类别。

(一)领导干部任期经济责任审计

1.审计报告; 

2.审计报告发文审批表;

3.审计报告征求意见书;

4.审计报告送达回执;

5.落实审计结果的反馈意见书;

6.审计报告三级审核处理笺;

7.审计工作底稿及其必要的支撑材料(审计人员制作的报表、被审计单位提供的相关资料,述职报告附在“基本情况”工作底稿后),按审计报告内容顺序排列; 

8.被审计单位移交材料承诺书;

9.审计通知书;

10.审计通知发文审批表;

11.审计工作方案;

12.审计委托书;

13.有关审计事项的请示、报告、批复、批示等文件材料。

(二)工程结算审计

1.审计报告;

2.工程结算审定单(审签单);

3.造价咨询报告书(含工程结算定案单、工程结算书)、自审工程结算书等;

    4.审计费扣款计算单(需施工方承担审计费的); 

5.发文审批表、工程结算报告送达回执;

6.工作底稿、审计大事记录表、工作联系单、有关统计表及分析表等;

7.委托审计反馈意见书; 

8.合同、补充协议、中标通知书、招投标文件及图纸等(招标起点以下工程项目);

9.工程竣工图(基建工程除外)、工程变更、工程签证及竣工验收证明等;

10.甲方分包确认单、甲供材料、认质认价材料、水电费扣款单等;

11.施工单位报送的工程结算书;

12.修缮(装饰)工程立项申请表、逾期报送工程结算审批表;

13.工程结算报送审计单;

14.委托审计移交清单;

15.工程结算审计承诺书。

 (三)工程跟踪审计

1. 跟踪审计总结报告;

2. 跟踪审计底稿、跟踪审计工作联系单(按时间编号);

3. 跟踪审计建议书:招投标文件审核、清单审核、合同审核;

4. 变更、签证审核(按时间编号);

5. 进度款审核;

6. 跟踪过程中建议书;

7. 阶段性总结报告;

8. 跟踪审计通知书;

9. 发文审批表;

10. 送达回执;

11.跟踪启动会会议纪要;

 (四)综合审计

1.审计报告; 

2.审计报告发文审批表;

3.审计报告征求意见书;

4.审计报告送达回执;

5.落实审计结果的反馈意见书;

6.审计报告三级审核处理笺;

7.审计工作底稿及其必要的支撑材料(审计人员制作的报表、被审计单位提供的相关资料),按审计报告内容顺序排列;

8.被审计单位移交材料承诺书;

9.审计通知书;

10.审计通知发文审批表;

11.审计工作方案;

12.审计委托书;

13.有关审计事项的请示、报告、批复、批示等文件材料。

 (五)行政文书类

1.上级关于审计工作和表彰的文件;

2.上报教育部学校审计工作年度计划及总结;

3.学校制定的审计工作的规章制度等;

4.其他应归档的文书材料。

第七条审计档案中不应归入的材料,包括:与具体审计项目无关的行政文书及审计综合管理文书;未用作审计依据,或未经核实的证明性材料;审计所依据的法规、政策文件中的无关条款及其他参考材料;未经领导审签的文件草稿;按学校档案管理要求,应由其他相关单位归档的招、投标文件、图纸及合同等;其他不应归入审计档案的文件材料等。

第八条  审计档案中文件材料以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料三个单元为序排列。审计档案文件的排列规则是:正件在前,附件在后;批复在前,请示在后;重要文件在前,次要文件在后;汇总性文件在前,原始性文件在后。

第九条  审计档案中对材料收集、整理的具体要求:归入档案的纸张统一为A4规格;归入档案的纸张正反面均应为有效文字,不得出现一面为有效文字,另一面为无效文字;文字书写要求工整、整洁,必须使用碳素墨水笔;订书针、大头针、回形针等金属类物品应在归档过程中剔除;归档文书的摆放方向:纵向排版的材料按从上到下方向放置、横向排版的材料按从左到右方向放置;正式形成的审计红头文件须提交2份,且加盖审计处公章,同时提交电子文档。

第十条  审计组组长对审计项目的立卷质量负责,业务科长对本科归档工作负责,兼职档案管理人员对审计档案的规范性负责,审计处处长对审计档案管理工作全面负责。

第十一条  审计档案的保管期限及密级遵守学校档案管理规定。

第十二条审计档案借阅、利用,仅限审计内部工作需要。审计以外单位、人员不得查阅,确因特殊情况需要查阅审计档案或者出具审计档案证明的,须经审计处处长批准,必要时须经主管校领导批准。

 第十三条  本办法由审计处负责解释,201311日起施